19 september 2011

“Het Nieuwe Werken is niet nieuw”

Nieuw werken met bestaande middelen – Interview KPN 

Van HNW Blog door Sam van Buuren:

“Het Nieuwe Werken is niet nieuw”, aldus Jascha Dix-Huijts, strateeg zakelijke markt bij KPN. “Gebruik bestaande middelen en maak met elkaar werkafspraken. Dat is niet nieuw, maar heel normaal”.  Mijn contact met KPN vloeit voort uit het filmpje De wereld van Sam. Hoewel ik er zelf niet in figureer, gaat het wel over mij. Over hoe ik normaal werk, met bestaande online diensten. En afspraken maak met teamleden. Zo werkt het ook bij KPN.

Keuzevrijheid
“Belangrijk bij werken en leven zoals jij dat wilt is dat je keuzevrijheid hebt. Meer is het feitelijk niet. Ik zie niet direct het nut van stappenplannen om Het Nieuwe Werken in te voeren. Natuurlijk, er moet veel gebeuren, maar in de basis gaat het om het met elkaar maken van werkafspraken. En het kunnen beschikken over hulpmiddelen die plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maken. Een online werkplek is echter geen rocket-science, netzomin als dat een conference call faciliteit dat is. Dat bestaat al jaren. En als we de nieuwerwetse zitzakken even vergeten, hoe lang bestaan kantoortuinen al?”

Resultaat
“Ikzelf woon in Weesp, mijn kantoor is in Den Haag. Dat is 1,5 uur enkele reis met het openbaar vervoer. We hebben als gezin één auto en die gebruikt mijn vrouw. Ik werk veel vanuit huis en reis buiten de spits. Ik kan zelf kiezen en ben daarom productiever. We hebben op het werk met elkaar afgesproken dat we die keuzevrijheid hebben. Als je mensen die ruimte laat worden ze vitaler. Ze worden er gewoon blij van. Een ieder kan zijn of haar privé/werk balans zelf inrichten. De een checkt ‘s avonds email of werkt met een collega op afstand aan een presentatie als de kinderen naar bed zijn. Het is dan toch logisch dat je ook overdag op een ziek kind moet kunnen passen? Of overdag boodschappen omdat dat in jouw schema het meest efficient is. We hebben afgesproken dat we elkaar afrekenen op resultaat.”

Gewone mensen
“Bij KPN werken meer dan 10.000 mensen feitelijk ‘nieuw’. Alhoewel dat ongeveer de helft van ons personeelsbestand betreft zijn we daarmee in Nederland de grootste partij. Denk dan niet aan een nieuw kantoor met hippe salesmensen, maar juist aan nieuwe en gewone mensen van allerlei rangen, standen en functies. Zonder dat er nieuwbouw of verhuizingen voor nodig waren. Belangrijkste is dat we mensen vrijheid geven eigen keuzes te maken, daar vragen mensen ook zelf om. Vooral de nieuwe generatie, en zij doen het ook gewoon. Iemand van 20 jaar komt dagelijks strak in pak naar kantoor. Dat geeft structuur en zo leren ze het bedrijf kennen. Klinkt niet heel erg als ‘nieuw werken’ maar vervolgens werken ze wel onder werktijd hun Facebook pagina bij. Ze willen een Blackberry met internet en daarop hun privé Twitter account kunnen bijhouden. Daar is geen verbod op. Er zijn wel afspraken over veilig gebruik van computers. De roep om het kunnen werken met eigen hardware wordt van met name deze groep steeds luider. Daar werken we nu aan, zodat ook ‘bring your own device’ mogelijk wordt.
Iemand van 50 jaar daarentegen geeft minder om hippe gadgets. Hij of zij weet hoe de hazen lopen en hoeft daarvoor niet elke morgen vroeg op kantoor te zijn. Die gaat bijvoorbeeld om 08.00 uur thuis aan de slag. Dat kan ook want die heeft vermoedelijk een mooi en ruim huis. De kinderen zijn immers al zelfstandig en de deur uit. Vervolgens komen ze om 11.00 uur naar kantoor, of gaan vanuit huis direct naar een klant.”

Doelstellingen
“Met Het Nieuwe Werken streeft KPN drie doelstellingen na: productiviteit, vitaliteit en duurzaamheid. Met meer keuzevrijheid zijn mensen productiever. Ze vinden van zichzelf dat ze harder werken. Dat blijkt ook uit onderzoek. Daarnaast is men meer tevreden, zijn er minder burn-outs en minder ziekteverzuim. Reistijd wordt verruild voor productiviteit. Minder reizen scheelt autokilometers en dat scheelt weer benzine en dus CO2 uitstoot. Iedereen weet het, maar er zijn elke dag files. Je kunt wegen bouwen en zuiniger auto’s. Je kunt slimmer reizen, maar de slimste reis is helemaal geen reis! KPN heeft vorig jaar miljoenen reiskilometers bespaard door slimmer samen te werken gebruik maken van onze online werkplekken. Er zijn vorig jaar door onze mensen 300.000 conference calls gepleegd. We ‘eten zo bezien ons eigen brood’. Deze diensten leveren we immes ook aan onze klanten. Niet alleen grootzakelijk (dat deed Getronics), maar ook kleine- en midzakelijke bedrijven kunnen met online werkplekken genoemde voordelen incasseren.

Als je medewerkers de ruimte geeft even tussendoor boodschappen te doen of voor een oude moeder te zorgen dan krijgen mensen het gevoel dat ze hun werkzame leven in eigen hand hebben. Dat draagt enorm bij aan vitaliteit. Er is minder ziekteverzuim omdat met een uurtje extra slaap een hele dag ziek melden wordt voorkomen. Men gaat dan namelijk iets later alsnog aan de slag. Dat is geen fabel, we meten het. Onderzoek naar medewerkerstevredenheid wijst het uit. De tevredenheid van ‘nieuwe werkers’ bij KPN is procentpunten hoger.

We zijn nu bezig door te rekenen wat onze producten/diensten nu echt opleveren voor het milieu. Niet alleen minder reiskilometers. Niet alleen wat een online werkplek minder kost dan zelf je ICT-beheer doen. Maar hoeveel CO2 en energie bespaar je als bedrijf nu echt? Het mes snijdt aan twee kanten: zet niet je hele kantoor vol met PC’s en servers die dag en nacht aanstaan. KPN gebruikt in alle datacenters groene stroom, heeft back-up goed geregeld en maakt veel efficiënter gebruik van servercapaciteit. Die zijn door hebben door virtualisatie een betere bezettingsgraad. Dat helpt mee aan ‘vergroening’ in vergelijking met met de oude situatie: ieder bedrijf een eigen serverrack met koeling.”

Eenvoud
“We gaan anders om met bestaande middelen. In het bedrijfsrestaurant is WIFI aangelegd en extra stopcontacten. Je ziet na de lunch veel mensen blijven zitten. Om individueel iets uit te werken, te bellen of juist met elkaar te overleggen. Het is een openbare plek, je hoeft niet door de beveiliging. Ook derden kunnen aanschuiven. Met hele eenvoudige middelen maak je zo stappen om mensen een andere werkplek te geven waar ze zich lekker voelen. En dat is mooi om te zien in een onderneming van 100 jaar oud, begonnen als staatsbedrijf.”

Zachte kant
“Er is zeker ook aandacht voor de zachte kant. Er zijn workshop voor managers om onderlinge ervaringen uit te wisselen. Er zijn workshops met teams: wat spreken wij met elkaar af? Dat kan gaan over eenvoudige dingen. Een afdeling met 3 teams van 10 mensen met in totaal 20 werkplekken bijvoorbeeld. Het beleid is dat iedereen aanwezig is bij werkoverleg. Maar dan moeten die 3 teams niet tegelijk hun werkoverleg plannen. Da past niet, dus daar worden afspraken over gemaakt. Binnen de teams wordt afgesproken of ‘aanwezig zijn’ ook betekent dat je op afstand mag inbellen.

Er moet aandacht zijn voor de harde- en zachte kant van Het Nieuwe Werken. Maar super ingewikkeld is het niet. Met bestaande middelen kom je een heel eind. We zien aan de klantenkant steeds vaker HR-directeuren als opdrachtgever optreden. In plaats van de ICT-directeur.”

Doorgeplaatst van HNW Blog

Geen opmerkingen:

Een reactie posten