3 april 2011

10 Tips voor succesvol vergaderen














Ben jij een echt vergaderdier? Of vind je vergaderingen zonde van je tijd? Wat mij betreft hangt het er helemaal van af hoe goed de betreffende vergaderingen worden voorbereid en geleid. Daarom hieronder 10 tips voor goede en productieve vergaderingen:

  1. Ook wel eens bij een vergadering gezeten en je afgevraagd waarom de organisator jou in hemelsnaam had uitgenodigd? Nodig alleen deelnemers uit als iedereen wat aan hun aanwezigheid heeft, en wees duidelijk in de doelstellingen van de meeting.

  2. Als je een vergadering voorzit: zorg voor een agenda en zorg er voor dat alle deelnemers deze van te voren van je hebben gekregen. Print de agenda en eventuele belangrijke documenten uit en deel ze aan het begin van de vergadering uit.
    Een prima uitleg en voorbeeld van een agenda vind je op Wikipedia.

  3. Iedereen heeft een hekel aan vergaderingen die uitlopen. Plan de tijd per onderwerp van tevoren in en houd de regie. Respecteer de tijd van alle deelnemers en eindig op tijd.

  4. Wat hadden we de vorige keer ook al weer afgesproken? Zorg dat iemand notuleert of tenminste de actiepunten en beslissingen noteert en naderhand rondstuurt.

  5. Waarom zaten we ook al weer bij elkaar? Follow-up! Bespreek aan het begin van de vergadering de notulen, de actiepunten en de resultaten van de vorige keer. Bespreek aan het eind duidelijk de follow-up voor de volgende vergadering.

  6. Iedereen ergert zich aan de persoon die altijd een paar minuten later binnenkomt. Dus nogmaals: Respecteer andermans tijd en kom op tijd.

  7. Deelnemer? Bereid je goed voor en zorg dat je de pre read stukken en de agenda gelezen hebt.

  8. iPhones, Blackberries, iPads en laptops? Ja, die heeft iedereen bij zich. Spreek aan het begin even af of ze op of onder de tafel gaan en of ze geluid mogen maken.

  9. Iedereen zit maar jij moet je zaakje nog op de beamer zien te krijgen? Zorg dat eventuele techniek werkt voor de vergadering begint! Zie ook: 10 presentatietips waar je iets aan hebt

  10. Voor de langere vergaderingen: Wie neemt er wat lekkers mee? :-)

Lees meer op de website van Expert Power Consultancy

    1 opmerking:

    1. Grappige comic, helaas is dit voor veel organisaties nog altijd realiteit...

      BeantwoordenVerwijderen