11 januari 2011

E-mail Etiquette: de 10 gouden regels

Het overgrote deel van alle communicatie tussen collega's en met klanten vindt via e-mail plaats. Regelmatig zie ik om me heen misverstanden ontstaan, mensen kwaad op elkaar worden of zelfs klanten (bijna) weglopen door slordig gebruik van het medium e-mail. Daarom hieronder mijn tien gouden regels voor het gebruik van e-mail:





  1. Lees je e-mail nog één keer door voor je hem verzendt. Je weet maar nooit waar jouw e-mail belandt en wie jouw e-mail doorstuurt naar wie.

  2. Gebruik nooit CAPS, bold, underline en te veel uitroeptekens. Dit staat allemaal gelijk aan SCHREEUWEN!!! En schreeuwen doe je niet naar elkaar en zeker niet naar klanten.

  3. Wees voorzichtig met Forward en Reply-to-All: Scroll nog eens naar beneden of wel alles in de thread geschikt is om aan iedereen door te sturen. Het kan soms geen kwaad om een thread iets te ‘censureren’. Als je lange e-mailwisselingen doorstuurt: ruim op en vat samen.

  4. Gebruik CC en BCC op de juiste manier:
    •    CC staat voor Carbon Copy en is bedoel als ‘FYI only’.
    •    BCC staat voor Blind Carbon Copy en is de discrete variant van de CC.

  5. Spelling en interpunctie: ook in e-mails belangrijk.

  6. Wees voorzichtig met ironie en sarcasme in e-mails. Nederlanders zijn een sarcastisch volkje, maar zonder jouw gezichtsuitdrukking erbij zou de lezer je grap wel eens verkeerd kunnen opvatten.

  7. Controleer voor verzenden nog eens de lijst met geadresseerden. Soms wil de auto-herkennen functie van Outlook er nog wel eens voor zorgen dat je vertrouwelijke mail nou net naar die ene zelfde voornaam van die andere klant wordt verzonden.

  8. Houd het kort en overzichtelijk. Lees jij een e-mail van meer dan 300 woorden onafgebroken tekst? Inderdaad, de rest van wereld ook niet.

  9. Zorg dat de onderwerpregel ook daadwerkelijk het onderwerp van je e-mail dekt. Mensen met 100 ongelezen e-mails in hun inbox scannen op afzender en onderwerp, dus wees kort en concreet.

  10. En tenslotte: Angry e-mail: Write it, read it, delete it!
Lees meer artikelen op de website van Expert Power Consultancy

Geen opmerkingen:

Een reactie posten