24 november 2010

10 presentatietips waar je wat aan hebt

Het was al weer een tijdje geleden, maar laatst woonde ik er weer een bij. Een presentatie waarin het publiek zijn aandacht hoofdzakelijk besteedde aan het checken van e-mails op smartphones, het gedachteloos doodlen in het schrijfblok en het onderling uitwisselen van veelbetekenende blikken van verveling. De zendende partij in deze deed heus zijn best, maar zijn boodschap was kennelijk niet besteed aan dit publiek. Of toch wel? Met de boodschap was niets mis, het was spreker zelf.

Impact
Ik leerde ooit: “De impact van communicatie op de ontvanger is altijd de verantwoordelijkheid van de zender.” En ook als je deze uitspraak met een korreltje zout wenst te nemen, zul je moeten erkennen dat je als ‘presentator’ toch op zijn minst een bepalende rol speelt in de effectiviteit van de interactie tussen jou en je publiek. Dus pak deze rol serieus op en lees verder. Hieronder de –volgens mij- 10 beste tips voor het geven van een effectieve presentatie.

De top 10

  1. Wereldberoemde sprekers
    Wat hebben Martin Luther King, Barack Obama en Mahatma Gandhi met elkaar gemeen? Inderdaad, je hebt ze nog nooit met een laserpointer voor een scherm vol Powerpoint bullets zien staan. Ze hadden namelijk iets te vertellen. Dus: probeer het eens zonder Powerpoint. Dicht je jezelf niet de redenaarstalenten van deze drie illustere heren toe en heb je toch liever een steuntje in de rug, lees dan verder.
  2. Bullet points tell, pictures sell
    Minimaliseer het gebruik van Powerpoint. Zet het programma in als visuele ondersteuning van je verhaal en niet als spiekbriefje. Denk er aan: “"Bullet points tell, pictures sell."
    Goede voorbeelden hiervan vind je hier: Seth Godin  en Guy Kawasaki.

  3. Snelle lezers
    Je publiek leest 10 maal sneller dan jij kunt praten. Als je wilt dat je publiek naar je luistert, gebruik dan geen tekst en al helemaal geen bullets. Als je een geheugensteuntje nodig hebt, zet je notities dan op je eigen monitor.

  4. De boodschap centraal
    Jij weet wat je boodschap is, je publiek (nog) niet. Wat en hoeveel je ook in één slide weet te proppen, zet de conclusie op een niet te missen plek boven aan, als eerste, in grote letters.

  5. Nog snellere lezers
    Nogmaals: Je publiek leest 10 maal sneller dan jij kunt praten en zal hier dan ook ijverig mee beginnen nog voordat jij goed en wel bent begonnen met presenteren. Deel dus nooit prints van je slides uit voor je presentatie. Vragen mensen om een kopie van de presentatie, zet een versie op Slideshare of noteer na je presentatie hun e-mailadressen.

  6. Break it down
    Net als bij te veel tekst, zal je publiek bij ingewikkelde grafieken en diagrammen vooral aan het lezen en analyseren slaan. Ze zullen al met vragen komen voordat jij je punt hebt gemaakt. Heb je ingewikkelde grafieken of diagrammen om toe te lichten, knip deze dan zo veel mogelijk op in verschillende slides. Begin deze slides met jouw boodschap of conclusie in grote letters boven aan de slide.

  7. Aan de knoppen
    Gebruik de Powerpoint Keyboard shortcuts!  Mijn favorieten:
    • Z of W om het scherm respectievelijk Zwart of Wit te maken. Erg handig als er een (off-topic) discussie in de groep ontstaat en je de groep daarop wilt laten focussen in plaats van op het scherm
    • Nummer + Enter om snel naar de betreffende slide te springen
    • Shift + F5 om de presentatie te starten bij de slide waar je nu bent
    • CTRL + P om je cursor in een pen te veranderen. CTRL + A om je normale cursor terug te krijgen.

    1. Murphy's law
      In 99% van de gevallen staan de beamer-instellingen nog niet goed, is de kabel zoek of is de resolutie van je laptop niet compatibel met die van de beamer. Dit wist je al. Zorg er dus gewoon voor dat je dit allemaal al hebt uitgepuzzeld voordat je publiek binnenkomt. Dan kun je je tenminste netjes voorstellen en een goede eerste indruk maken. Dit is gemakkelijker als je niet onder een tafel ligt of er boven op staat om de beamer te tweaken. Kom dus op tijd en zorg dat je presentatie klaarstaat.

    2. Animatie-kitsch
      Gebruik geen animaties in je Powerpoint presentatie. Nooit. De jaren negentig zijn al een tijdje voorbij namelijk.

    3. Jay Leno
      Tot slot een klassieke open deur: je persoonlijke presentatie, houding en stemgebruik. Natuurlijk heeft niet iedereen van zichzelf de gelikte charme van een Amerikaanse talk-show host, maar alles kun je leren! Enkele basistips:
      • Houding: Handen in je zakken kom je alleen mee weg als je die Amerikaanse talk-show host charme bezit. Armen over elkaar straalt defensieve onzekerheid uit. Naar het scherm kijken is niet nodig want je kent je eigen verhaal. Over je laptop hangen ook niet want je beheerst Powerpoint en je hebt de techniek goed voorbereid. Sta rechtop, met je armen ‘open’ en altijd richting het publiek. Dwing jezelf om je blik ‘door de zaal’ te laten gaan. Sprekers die zich constant op één persoon of op één punt concentreren verliezen de aandacht van de rest van de zaal.
      • Stemgebruik: Ken de impact en het volume van je eigen stem. Varieer volume en intonatie. Zo houd je de aandacht vast. 
      • Interactie met je publiek: Stel je netjes voor. Bij kleinere groepen: laat het publiek zich ook voorstellen. Handje schudden bij binnenkomst mag ook, maar zorg dan wel dat je alle namen ook onthoudt! Als iemand een vraag stelt, herhaal de vraag want niet iedereen heeft hem verstaan. Let op de lichaamstaal van je publiek. Als meerdere mensen beginnen te ‘hangen’ of hun smartphones al trekken, schakel dan snel, voordat de vervelingsvlek zich uitbreidt. Snel naar de volgende slide of stel een vraag aan je publiek.
    Oefening
    Samengevat: voorbereiding, oefening en oefening. En bovenstaande lijstje. Nog even over oefening: vraag eens een collega om je presentatie bij te wonen en je eerlijke feedback te geven. Neem bovenstaande lijstje mee en zoek gerust nog even verder naar andere tips op Google. En: learn from the best! Kijk voor inspiratie eens op deze lijst van top-presentaties.


    2 opmerkingen:

    1. N.B. bij tip 9: Geldt niet voor Mac-bezitters. :)

      BeantwoordenVerwijderen
    2. Op het leermoment “De impact van communicatie op de ontvanger is altijd de verantwoordelijkheid van de zender.” kan ik toevoegen dat je communicatie pas is geslaagd als de ontvanger de boodschap heeft begrepen. In een 1-op-1 gesprek is dit makkelijk te verifieren. In een broadcast, wat een presentatie meestal is, is dit al wat lastiger, maar door het publiek bij je verhaal te betrekken (vraag of er ervaringsdeskundigen zijn, "hoe gaat dit bij jullie?" als er een bekende in de zaal zit) kan je dit min of meer opvangen.

      BeantwoordenVerwijderen